Allgemeine Geschäftsbedingungen / Nutzungsbedingungen für HausBoard

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software „HausBoard“, bereitgestellt durch:

Christian Heinen
handelnd unter HausBoard
Babenhauserstr. 1
87767 Niederrieden
Deutschland
E-Mail: info@mein-hausboard.de

HausBoard richtet sich ausschließlich an Unternehmer, Hausverwaltungen, gewerbliche Vermieter, berufliche Immobilienverwalter, Organisationen und sonstige berufliche Nutzer.

Eine Nutzung durch Verbraucher im privaten Sinne ist nicht vorgesehen.

Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn sie ausdrücklich schriftlich bestätigt wurden.

HausBoard ist eine webbasierte Software zur digitalen Organisation von Verwaltungsprozessen rund um Immobilien.

Die Software kann insbesondere Funktionen bereitstellen für:

• Verwaltung von Objekten und vermietbaren Einheiten
• Verwaltung von Mietern und Kontakten
• Mieterportal
• QR-Hausseite
• Schadensmeldungen
• Ticketverwaltung
• Hausmeister- und Mitarbeiterportal
• Dokumentenverwaltung
• gezielte Dokumentenfreigabe
• Aushänge und Mitteilungen
• Zählerstände
• Wartungen
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Abrechnungsvorbereitung
• Belegverwaltung
• Mietzahlungen und Zahlungseingänge
• Auswertungen, Exporte und Prüfhinweise

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten oder freigeschalteten Paket.

HausBoard ist eine Organisations- und Verwaltungssoftware. HausBoard ersetzt keine fachliche, rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Prüfung durch den Kunden oder dessen Berater.

HausBoard erbringt keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder sonstige erlaubnispflichtige Beratung.

Insbesondere übernimmt HausBoard keine Gewähr dafür, dass:

• Nebenkostenabrechnungen rechtssicher sind,
• Betriebskosten vollständig oder korrekt umlagefähig sind,
• Verteilerschlüssel rechtlich zutreffend gewählt wurden,
• Belege steuerlich oder rechtlich richtig bewertet wurden,
• Zahlungs- oder Mietdaten vollständig und fehlerfrei sind,
• Dokumente oder Mitteilungen rechtlich wirksam sind.

Alle von HausBoard bereitgestellten Funktionen zur Abrechnungsvorbereitung, Belegerkennung, Mietzahlungsprüfung oder Dokumentation dienen ausschließlich der Unterstützung und Vorstrukturierung.

Die fachliche, rechtliche und steuerliche Prüfung bleibt vollständig beim Kunden.

HausBoard kann eine kostenlose Testphase anbieten.

Die Testphase beträgt, sofern nicht anders angegeben, 30 Tage.

Für die Testphase sind keine Zahlungsdaten erforderlich.

Während der Testphase kann der Kunde HausBoard im bereitgestellten Umfang testen. Nach Ablauf der Testphase kann der Zugang automatisch pausiert oder auf den Status „abgelaufen“ gesetzt werden.

Nach Ablauf der Testphase bleiben die Daten des Kunden zunächst für weitere 30 Tage erhalten, damit eine Reaktivierung, ein Wechsel in ein kostenpflichtiges Paket oder ein Datenexport ermöglicht werden kann.

Nach Ablauf dieser zusätzlichen Frist können Daten gelöscht oder anonymisiert werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen.

Ein Anspruch auf dauerhafte Speicherung nach Ablauf der Testphase besteht nicht.

Ein Vertrag über die Nutzung von HausBoard kommt zustande, wenn:

• ein Testzugang erstellt wird,
• ein kostenpflichtiges Paket gebucht wird,
• ein individuelles Angebot angenommen wird,
• oder HausBoard dem Kunden einen Zugang zur Nutzung bereitstellt.

Bei automatischer Registrierung bestätigt der Kunde, dass die angegebenen Daten richtig sind und dass er zur Nutzung im Namen der angegebenen Organisation berechtigt ist.

HausBoard kann Registrierungen ablehnen oder Zugänge sperren, wenn begründete Zweifel an der Richtigkeit der Angaben, der Berechtigung des Nutzers oder der rechtmäßigen Nutzung bestehen.

Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf HausBoard erhalten.

Der Kunde muss Rollen und Berechtigungen innerhalb der Software sorgfältig vergeben und regelmäßig prüfen.

Bei Verdacht auf Missbrauch, unbefugten Zugriff oder Verlust von Zugangsdaten ist HausBoard unverzüglich zu informieren.

Der Kunde verpflichtet sich,

• richtige und vollständige Angaben zu machen,
• die Software nur rechtmäßig zu nutzen,
• keine Rechte Dritter zu verletzen,
• keine rechtswidrigen, beleidigenden, gefährlichen oder schädlichen Inhalte hochzuladen,
• keine Schadsoftware oder manipulierten Dateien hochzuladen,
• personenbezogene Daten nur rechtmäßig zu erfassen und zu verarbeiten,
• erforderliche Informationspflichten gegenüber Mietern, Mitarbeitern, Hausmeistern, Dienstleistern und sonstigen betroffenen Personen zu erfüllen,
• Rollen und Freigaben sorgfältig zu verwalten,
• sensible Dokumente nur an berechtigte Personen freizugeben,
• eigene gesetzliche Aufbewahrungs-, Prüf- und Dokumentationspflichten einzuhalten.

Der Kunde bleibt für sämtliche von ihm oder seinen Nutzern eingegebenen, hochgeladenen, freigegebenen oder verarbeiteten Inhalte verantwortlich.

Der Kunde kann in HausBoard Dokumente, Fotos, Rechnungen, Belege, Aushänge, Notizen und sonstige Inhalte hochladen.

Der Kunde bleibt Eigentümer beziehungsweise Rechteinhaber seiner Inhalte.

HausBoard prüft hochgeladene Inhalte nicht allgemein auf Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit oder Zweckmäßigkeit.

Der Kunde ist insbesondere verantwortlich dafür, dass:

• Dokumente nur an berechtigte Personen freigegeben werden,
• personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet werden,
• keine unzulässigen Inhalte hochgeladen werden,
• urheberrechtliche oder sonstige Rechte Dritter nicht verletzt werden,
• sensible Informationen nicht versehentlich öffentlich oder an falsche Empfänger freigegeben werden.

HausBoard darf Inhalte technisch verarbeiten, speichern, darstellen, übertragen und analysieren, soweit dies zur Bereitstellung der Software erforderlich ist.

HausBoard kann Funktionen zur Abrechnungsvorbereitung, Belegauswertung, Kostenstrukturierung, Mietzahlungsprüfung und Vorauszahlungserfassung bereitstellen.

Automatisch erkannte oder vorgeschlagene Werte sind unverbindliche technische Vorschläge.

Der Kunde muss alle Ergebnisse selbst prüfen und bestätigen.

HausBoard übernimmt keine Verantwortung für:

• die rechtliche Umlagefähigkeit einzelner Kosten,
• die steuerliche Behandlung von Belegen,
• die Richtigkeit einer Nebenkostenabrechnung,
• die Vollständigkeit von Zahlungsdaten,
• die korrekte Zuordnung von Belegen zu Objekten, Wohneinheiten oder Mietern,
• die rechtliche Wirksamkeit von Mahnungen, Mitteilungen oder Abrechnungen.

HausBoard kann automatische E-Mail-Benachrichtigungen bereitstellen, beispielsweise für Einladungen, Tickets, Dokumentenfreigaben oder Mitteilungen.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass Empfänger rechtmäßig kontaktiert werden dürfen.

Automatische E-Mails ersetzen keine rechtlich erforderliche Zustellung, soweit für bestimmte Erklärungen eine besondere Form oder ein besonderer Zugangsnachweis erforderlich ist.

HausBoard übernimmt keine Gewähr dafür, dass E-Mails in jedem Fall zugestellt, gelesen oder nicht im Spam-Ordner abgelegt werden.

HausBoard kann künftig weitere Funktionen bereitstellen, zum Beispiel:

• Bankimport
• automatische Zahlungszuordnung
• externe OCR- oder KI-Auswertung
• SMS-Benachrichtigungen
• eigene Absenderdomains für Kunden
• Zahlungsanbieter und Onlinezahlung
• PDF-Abrechnungsentwürfe
• erweiterte Datenexporte oder Backups

Soweit solche Funktionen auf der Website oder in der Software als geplant, in Vorbereitung oder optional beschrieben werden, entsteht daraus kein Anspruch auf Bereitstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in einem bestimmten Umfang.

Die Nutzung von HausBoard kann nach Paketen, Anzahl vermietbarer Einheiten, Funktionsumfang oder individueller Vereinbarung abgerechnet werden.

Als vermietbare Einheiten gelten insbesondere:

• Wohnungen
• Gewerbeeinheiten
• Garagen
• Stellplätze
• Lager
• sonstige separat verwaltete oder vermietbare Einheiten

Soweit nicht anders angegeben, verstehen sich Preise derzeit ohne Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

Sollte die Kleinunternehmerregelung künftig nicht mehr angewendet werden, können Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

HausBoard kann Preise und Pakete mit Wirkung für die Zukunft ändern. Für bestehende kostenpflichtige Verträge erfolgen Änderungen nur mit angemessener Ankündigung oder nach individueller Vereinbarung.

Monatliche Verträge können, sofern nicht anders vereinbart, zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt werden.

Jahresverträge laufen für den vereinbarten Zeitraum und können, sofern nicht anders vereinbart, zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt werden.

Individuelle Angebote können abweichende Laufzeiten und Kündigungsfristen enthalten.

Kündigungen können in Textform erfolgen, beispielsweise per E-Mail, oder über eine künftig bereitgestellte Kündigungsfunktion im Kundenkonto.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

HausBoard kann den Zugang ganz oder teilweise sperren, wenn:

• der Kunde gegen diese AGB verstößt,
• der Verdacht auf Missbrauch besteht,
• Sicherheitsrisiken bestehen,
• unzulässige Inhalte verarbeitet werden,
• Rechte Dritter verletzt werden,
• gesetzliche Pflichten eine Sperrung erfordern,
• Zahlungsrückstände bestehen, sobald kostenpflichtige Pakete aktiv sind,
• die Testphase abgelaufen ist und kein kostenpflichtiges Paket gebucht wurde.

Bei einer Sperrung bleiben die Daten zunächst im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsregelungen erhalten, soweit keine sofortige Löschung gesetzlich geboten ist.

HausBoard bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software.

Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann jedoch nicht garantiert werden.

Einschränkungen können insbesondere entstehen durch:

• Wartungsarbeiten
• Updates
• technische Störungen
• Ausfälle von Infrastruktur- oder Drittanbietern
• höhere Gewalt
• Sicherheitsmaßnahmen
• unvorhersehbare Lastspitzen

HausBoard ist berechtigt, Wartungsarbeiten und technische Änderungen durchzuführen, soweit dies zur Sicherheit, Stabilität, Weiterentwicklung oder Fehlerbehebung erforderlich ist.

HausBoard kann die Software weiterentwickeln, verändern, erweitern oder einzelne Funktionen anpassen, wenn dies dem Kunden zumutbar ist.

Ein Anspruch auf dauerhafte Bereitstellung bestimmter einzelner Funktionen besteht nicht, soweit diese nicht ausdrücklich vertraglich zugesichert wurden.

Wesentliche Änderungen kostenpflichtiger Hauptfunktionen werden nach Möglichkeit angemessen kommuniziert.

HausBoard haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet HausBoard nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleibt unberührt.

HausBoard haftet nicht für:

• fachliche Entscheidungen des Kunden,
• fehlerhafte Eingaben des Kunden,
• fehlerhafte oder unvollständige Kundendaten,
• rechtliche oder steuerliche Bewertungen,
• Inhalte, die Kunden oder deren Nutzer hochladen,
• unzulässige Freigaben durch den Kunden,
• nicht zugestellte E-Mails,
• externe Störungen außerhalb des Einflussbereichs von HausBoard,
• Datenverluste, soweit diese durch unzureichende Mitwirkung oder fehlende eigene Sicherung des Kunden verursacht wurden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Maßgabe der Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Der Kunde ist im Verhältnis zu Mietern, Mitarbeitern, Hausmeistern, Dienstleistern und sonstigen betroffenen Personen regelmäßig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

HausBoard verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass für die Nutzung von HausBoard eine ausreichende datenschutzrechtliche Grundlage besteht und betroffene Personen ordnungsgemäß informiert werden.

HausBoard darf den Namen oder das Logo des Kunden nur mit vorheriger Zustimmung als Referenz verwenden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.

Stand: Juni 2026